Bendrijos pirmininkas turėtų įrodyti, kad degalai (tam tikras jų kiekis) buvo pirkti ir naudojami bendrijos reikmėms ir bendrijos naudai, o ne, pavyzdžiui, asmeninėms reikmėms arba siekiant sutaupyti mokesčių valstybei.

Jeigu nėra galimybės naudotis, pavyzdžiui, GPS sekikliu automobilyje ar kitais patikimais pažangiais būdais, siūlytume pildyti kelionės lapus, skaičiuoti kuro normas ir tinkamai įforminus pasitvirtinti šias išlaidas bendrijos narių susirinkime ar valdybos posėdyje (pagal bendrijos nustatytą tvarką).

Buhalteriui turėtų būti pateikiami degalų pirkimo dokumentai - kvitai su bendrijos rekvizitais arba sąskaitos faktūros. Be šių dokumentų galėtų būti konstatuojama, kad tai yra pajamos natūra.